[한국마즈 소식] 한국마즈, 이사하다!

Category : 한국마즈 일터이야기  | Updated : 2018. 6. 27. 16:12

 

 

 

안녕하세요 여러분? 한국마즈 Nina입니다.

 

얼마 전 한국마즈가 약 20년 동안 정든 사무실을 떠나 가까운 곳에 새로운 보금자리를 꾸렸습니다! 그 동안 동고동락하며 여러 추억이 쌓인 사무실이어서 새로운 출발을 위해서는 신중하게 결정하고 만반의 준비를 한다면 좋았을 테지만, 외부적인 요인으로 급하게 결정되어 이사 준비를 서둘러야 했지요!


보통 회사라면 이사를 담당하는 총무팀이 모든 것을 결정하고 진행했겠지만 마즈는 그렇지 않았죠. 이사를 준비하는 과정에서도 마즈의 5원칙을 기반으로 모든 구성원들과 프로젝트 팀이 활발하게 소통하며 진행했습니다.

 
이사가 결정된 후, 한국마즈에는 Office Moving Project Team이 결성되었습니다. 이들을 중심으로 구성원들이 바라는 근무 환경 구축의 일환으로 최대한 많은 어소시에잇들의 의견들이 새로운 사무실에 반영될 수 있도록 노력하였지요. 이사와 관련된 사항들을 한 사람 혹은 한 팀이 독단적으로 결정하는 것이 아니라 5원칙의 ‘Mutuality’을 기반으로 기업의 구성원들과 소통한 것입니다.

 

 

 

 

새 사무실 투어를 진행하고 있는 어소시에잇들.


모든 어소시에잇들이 모든 회의에 매번 참석할 수 없었기에, Mars Office Moving Project Team이 P&O(People& Organization) 부서를 중심으로 정기적인 모임을 가지며 이사에 대한 구체적인 사항들을 체계화하고 실행시켜나갔습니다. 각 Function마다 필요한 사항이 다르고 생각이 달랐기 때문에 이 부분을 미팅에서 맞춰나가며 우리의 일하는 방식에 필요한 환경을 개념으로 구현하는 일부터 시작해나갔습니다.


프로젝트 팀은 각 부서의 대표자 한 분씩 해당되는 Functional Team과 자원하는 Voluntary Team으로 구성되었지요. 뚜렷한 R&R을 가지고 팀원들의 의견을 취합하고, 전달하고, 필요한 결정들을 내리며, 또한 이사를 위해 일손을 보태고 적극적인 의견을 내며 도움을 주셨습니다. 마즈의 5원칙의 ‘Responsibility’을 바탕으로, 프로젝트 팀 모두 본업에 밀려 자칫 소홀해질 수도 있는 이사관련 업무들이 원활히 진행될 수 있도록 아낌없이 참여하고 서로가 책임진 일을 완수할 수 있도록 부족하고 힘든 부분을 채워나가며 노력하였습니다.

 

 

 

 

의자는 만장일치로 제일 비싼 거를 고르셨습니다.


이사를 하는 데 1번 고려 사항은 영업활동을 하는 영업사원들의 편의성과 사무직원들의 출퇴근 소요시간이었습니다. 지하철과 간선도로 접근성을 최우선으로 반영한 건물을 고르고, 이어서 그 동안 어소시에잇들이 사무실에 갖고 있던 불편함을 개선한 인테리어 도면을 만들어 나갔습니다. 필요한 벽지와 바닥재들도 공개적으로 의견을 받았습니다. 가구도 단순히 인테리어업체에서 추천하는 제품들을 독단적으로 결정하기보다는 우리가 필요로 하고 우리의 요건에 충족하는 제품을 고르기 위해 프로젝트 팀이 퍼시스 쇼룸을 방문하여 직접 만져보고 앉아보며 신중하고 꼼꼼하게 골랐습니다.

 

 

 

 

사원증 디자인을 위한 투표가 진행되었습니다.

 

프로젝트 팀은 자신들이 속한 부서의 의견을 전달하는 것에서 멈추지 않고 사무실 입구에 포스터를 붙이며 이사와 관련된 프로젝트 사안에 대해 어소시에잇들의 직접 참여도 적극적으로 끌어냈습니다. 리뉴얼 되는 사원증을 어소시에잇로부터 취합한 의견을 바탕으로 새롭게 디자인하고 사원증으로만 출입하던 단일 출입 방식에서 지문이 추가되는 새로운 시큐리티 출입 방식도 논의하였습니다. 추가되는 회의실의 새 이름을 다 같이 짓기도 하고 사무실에 들어가는 각종 의자, 책상, 캐비닛 등 가구를 비롯한 다양한 옵션들을 투표를 통해 결정하였습니다. 또한 매주 꾸준히 이사에 대한 뉴스레터를 발간하며 어소시에잇들이 프로젝트 소식을 자주 접할 수 있도록 하고 자신들의 목소리를 낼 수 있도록 하였습니다.


새로 바뀌는 근무 환경이 업무의 능률을 더욱 극대화할 수 있도록 새로운 변화도 시도하였습니다. 소통을 강조하는 문화 속에서 가끔은 혼자서 집중할 업무가 있을 때 방해 받지 않을 수 있는 ‘Focus Area’라는 컨셉의 새로운 공간을 구현하였고, 부족한 미팅 룸의 개수를 늘리고 해외와 잦은 커뮤니케이션으로 오랫동안 좁은 TC룸에 있어야 하는 분들을 위해 좀더 쾌적할 수 있는 TC공간을 새롭게 디자인했습니다.

 

 

 

 

각자 체형에 맞게 맞춤조정이 가능한 의자입니다!


또한, 앉아 있는 시간이 길어질수록 허리와 관절 건강에 안 좋다는 사실도 알고 계시나요? Health & Wellbeing이라는 글로벌 마즈의 캠페인에 부합하는 건강한 근무환경 조성을 위해 앉아만 있는 어소시에잇들이 서서 일할 수 있는 Standing Table도 마련하였습니다. 새로운 의자는 인체공학적인 제품을 선택하여 장시간 근무에도 덜 피로할 수 있도록 하였고 적절한 사용법을 위한 교육을 진행하기도 하였지요. 이처럼 일의 능률뿐만 아니라 어소시에잇의 건강도 챙길 수 있는 방법을 연구하고 이를 새 사무실에 반영하였습니다.


바쁜 출근시간으로 인해 식사를 거르는 어소시에잇들을 위해 Fruit Day에 이어 Toast Day도 추가하여 어소시에잇들이 회사의 카페테리아에서 간단하게 아침을 해결할 수 있도록 하였습니다. 출근하면 자신의 책상에서 하루를 시작했던 평소와 달리 라운지에서 함께 토스트를 구우며 스몰토크도 나누고 부서 막론하고 어소시에잇이 서로 커뮤니케이션할 수 있는 기회가 늘었지요.

 

 

 

 

새로 바뀐 라운지, 모두 모두 너무 좋아해주셨지요.


이런 공간들은 5원칙의 ‘Efficiency’에 부합하도록 다양한 용도로 변용 가능하게 디자인하였습니다. 라운지 쪽에 위치한 스니커즈 미팅 룸은 한 쪽 벽면을 오픈하면 라운지와 합쳐져 Town Hall Meeting이 가능한 공간으로 확장되어 넓은 공간에서 쾌적한 회의가 가능했고, 창가의 Standing Table도 멋진 뷰를 지니고 있어 단순히 업무용에 국한되지 않고 잠시 기분을 환기하고 싶을 때는 휴식공간으로 사용될 수 있었지요. 라운지는 먹기만 하는 곳이 아니라 많은 사람들의 동선이 교차하는 공간으로 소통하고 커뮤니케이션을 독려할 수 있는 공간으로 거듭날 수 있도록 디자인하였습니다.

 

 

 

 

퍼시스 담당자님께서 직접 방문하여 의자 사용법에 대해 설명해주셨습니다.


업무환경의 변화뿐만 아니라 이사 오면서 바뀌는 사항들의 효과적인 Way of working에 대해서도 논의하였죠. 거의 2배로 늘어난 회의실의 효과적인 예약 방법을 메일과 월례회의를 통해 공지하고 서로 정한 약속 반드시 지킬 수 있도록 지속적인 캠페인을 진행했습니다. 그 외에도 라운지 사용법, 공용공간 에티켓을 비롯한 사무실을 앞으로도 계속 청결하고 쾌적하게 사용할 수 있도록 새로운 규칙들을 지속적으로 꾸준히 알리고 홍보하는 시간을 가졌습니다.

 

이번 이사 프로젝트는 새로운 근무 공간이 어소시에잇들의 능률을 증진시키고 그들의 건강한 Working Life 유지에 도움을 주는 환경이 될 수 있도록 정성을 쏟았던 프로젝트였습니다. 정성을 쏟은 만큼 어소시에잇들이 추구하던 Quality도 충족되었고 비용을 적절히 투자하면서 효과적으로 절감하여 5원칙의 Freedom도 달성할 수 있었습니다.


이사 후, 여전히 정기적인 Office Moving Meeting을 통해 Follow up되어야 하는 부분들을 주기적으로 체크하고 부족한 부분들을 채워나가고 있습니다. 앞으로 채워나가는 부분들을 통해 더 완벽한 사무실이 될 수 있도록 더욱 노력할 것입니다.

 

다음 기사는 이사 간 첫날 이루어진 Mars Korea Housewarming Party 소식으로 찾아오겠습니다!