안녕하세요, 여러분! P&O Nina입니다.

저번 예고에 이어 오늘은 이사 첫 날, 새 사무실에서 가진 Housewarming 파티에 대해서 말씀 드리려고 합니다. 얼마 전 한국마즈가 새로운 보금자리로 옮겼는데요.

풍선 장식은 아침부터 열심히 불었답니다! 입구에 웰컴 드링크와 간단한 디저트를 준비하였습니다.

약 20년 만의 이사였기 때문에 어소시에잇 모두, 설레는 마음으로 이삿날을 고대했습니다. P&O 부서는 이사 당일, 어떻게 하면 더 즐겁게 새 출발을 할 수 있을지, 좋은 추억을 만들 수 있을지 고민하였지요. 이사가 단순히 공간의 이동이 아닌, 기분전환과 동시에 새로운 동기부여가 되어 앞으로의 비즈니스 성장을 위한 추진력을 얻길 바랬습니다. 그렇게 새 사무실에서의 첫날 설레고 즐거운 분위기를 더욱 살리기 위해 Housewarming Party를 열기로 했습니다.

어소시에잇들의 자리를 방문하며 인사를 건네시는 마이클의 모습도 보이네요!

마즈의 열린 소통의 문화 잊지 않으셨겠죠? 이번 파티 준비에서도 활발한 커뮤니케이션, 의견교환은 빠지지 않았습니다. Housewarming Party를 열기 위해 우선 각 부서에서 1명씩 뽑아 준비 팀을 꾸렸습니다. 파티 준비는 비밀리에 진행되었지만 준비 멤버들이 긴밀하게 모여 서로 자유롭게 파티에 대한 의견을 내며 파티의 구체적인 계획을 발전시켜나갔습니다.

마즈 프로젝트 팀만 달 수 있는 명예로운 뱃지가 바로 경품! 사무실 한 켠에서 가내수공업으로 손수 포장하고 있습니다.

파티의 목적, 전달하고자 했던 내용뿐만 아니라, 준비과정 또한 Mars way로 가득했지요. 어소시에잇들에게 줄 집들이 선물을 고르는 과정에서도 다양한 옵션을 모아 투표를 해가며 정하고, 선물을 포장하고 준비하는 과정에서도 서로서로 자신의 시간을 쪼개며 일손을 거들며 준비했습니다. 덕분에 촉박한 준비시간에도 불구하고 자신의 이름이 손 글씨로 적힌 선물 봉투를 모든 어소시에잇들이 받아 볼 수 있었지요.

사무실을 들어서면 제일 먼저 파티 초대장과 지문트리를 만날 수 있지요!

Alexa의 가슴에 프로젝트 팀을 의미하는 M&M’S 뱃지도 돋보이네요!

잎사귀 하나에 지문 하나, 새로운 사무실에서의 소중한 기억을 새겨보아요!

이사 당일, 파티 준비 팀은 어소시에잇들보다 몇 시간 일찍 출근하여 부지런히 파티 준비를 시작했습니다. 마즈의 심볼인 파란색을 활용한 헬륨 풍선 달기를 비롯한 파티를 위한 장식 꾸미기, ACM(월례회의)을 위한 세팅을 하고 마지막으로 다 같이 함께할 점심식사도 한 쪽에서 차려지고 있었습니다. 그리고 사무실 입구에 설치한 지문트리를 통해 완공된 사무실을 처음 밟는 순간을 자신의 지문과 함께 추억으로 남길 수 있었습니다.

내가 짐을 여기에 넣어두었던가? 짐 박스를 풀기 시작합니다. 

지문을 찍고 입장한 어소시에잇들은 웰컴 드링크를 마시며 짐 풀기를 시작했습니다. 자신들의 새로운 책상에는 파티팀이 준비한 환영의 집들이 선물도 놓여져 있었지요. 어소시에잇들이 직접 투표하여 디자인한 새로운 디자인의 사원증과 여름을 대비한 미니 선풍기, 그리고 마즈의 환경을 사랑하는 마음이 담긴 개인 이름이 적힌 머그컵이 2개씩 들어있었습니다.

자신의 자리를 찾아가면 자신의 이름이 적힌 선물 봉투와 짐 박스가 놓여져 있습니다.

선물 봉투에는 사원증. 탁상 선풍기, 자신의 영문 이름이 적힌 개인 머그컵이 2개씩 들어있습니다.
(컵도 맘에 드는 모양 용량으로 투표 근데 의자에 이어 제일 비싼 컵을 골랐지요.)

한국마즈는 새로운 사무실에서 일회용 컵을 더 이상 사용하지 않기로 하였습니다. 코팅된 종이컵이 땅 속에서 썩는데 20여년이 걸린다는 사실 알고 계신가요? 환경을 파괴하는 일회용품 사용 줄이기를 업무환경에서부터 실천하고 이를 장려할 수 있도록 모든 어소시에잇들에게 새 사무실 입주 기념으로 자신의 영어 이름이 적힌 개인 컵을 선물하고 이를 스스로 관리할 수 있도록 하였는데요, 이는 마즈의 5원칙 중 Efficiency에도 부합하지요. “환경을 위해 나무를 심기보다는 나무 베는 일을 사전에 막는 것.” 마즈의 Principle into Action에 입각해 일상생활에서 쉽게 환경보호를 실천하는 것입니다.

짐 풀기가 끝난 어소시에잇들은 초대장에 도면을 참고하여 사무실을 투어를 합니다!

회의실에 비치된 스티커를 초대장에 모두 붙이면 경품 추첨에 참가할 수 있어요!

짐을 일찍 정리한 어소시에잇들이 즐길 수 있는 간단한 이벤트를 준비하였는데요, 바로 스티커 북입니다! 넓어진 사무실에서 미팅룸의 위치를 쉽게 알 수 있도록 특별한 이벤트로, 파티 초대장 안쪽에 사무실의 자리배치표, 도면과 빈칸이 함께 그려져 있었습니다. 어소시에잇들이 사무실 곳곳을 투어하며 빈칸에 해당하는 미팅룸 안에 놓인 스티커를 올바른 칸에 붙여서 완성시키면, 추첨을 통해 자신의 행운을 시험해 볼 수 있도록 상품도 준비하였습니다.

새로운 라운지는 가장 큰 스니커즈 회의실과 연결하여 넓게 활용할 수 있습니다.

모든 어소시에잇들이 ACM을 위해 라운지와 스니커즈룸에 둘러 앉았습니다.

오늘 파티의 드레스 코드는 노란색이었습니다!

드레스 코드를 잘 살려주신 어소시에잇들을 시상하고 있군요. 쟁쟁한 후보자 몇몇이 눈에 띕니다!

11시, 라운지까지 확장된 스니커즈 미팅룸에 모두 모여 새로운 사무실에서의 첫 ACM을 가졌습니다. 전보다 훨씬 넓어진 공간에서 다 같이 모여 쾌적하고 안락한 분위기에서 회의를 진행할 수 있었지요! ACM은 한국마즈 대표 마이클의 축사로 시작하여 소소한 이벤트들을 배치했습니다. 오늘의 드레스코드에 맞춰 가장 센스 있는 노란색 아이템을 착장한 어소시에잇을 시상하기도 하고 이사하며 바뀐 출근지로 인해 출퇴근 시간이 가장 늘어난 어소시에잇을 뽑아 제일 큰 상을 드렸습니다.

밝고 경쾌한 분위기 속에서 새로운 사무실에서의 첫 ACM이 시작되었습니다.

이번 이사를 위해 수고해준 프로젝트 팀에게 감사한 마음을 전하는 시간도 가졌습니다.

이사를 준비했던 과정들을 간략하게 되짚어보며, 그간 고생했던 프로젝트 팀 한 사람 한 사람의 이름을 호명하며 인사하고 감사의 선물도 전달했고요. 깨끗하고 쾌적한 환경이 오래 유지되고 늘어난 시설들이 효과적으로 사용될 수 있도록 반드시 지켜야 하는 새로운 Ways of Working에 대한 안내, 그리고 앞으로도 채워나갈 부족한 부분들에 대한 추가 미팅을 공지했습니다.

짐도 다 풀고 ACM도 마친 뒤, 이제 남은 것은 맛있는 점심 식사!

아까 열심히 준비한 뷔페를 모든 어소시에잇들이 다 같이 모여 즐길 수 있었습니다.

다음에 더욱 즐거운 소식으로 만나요~

마지막으로 스티커 북을 완성한 15명의 어소시에잇 추첨을 끝으로 ACM을 마무리했습니다. 라운지 뒤편에서는 회의가 진행되는 동안 어소시에잇들을 위한 맛있는 점심 식사가 준비되어 있었습니다. 식사 메뉴 또한 그냥 선택된 것들이 아니었죠! 준비 팀의 회의를 통해 고심 끝에 선택된 정성 가득한 메뉴들이었는데요, 다행히 남는 음식 하나 없이 성황리에 마무리 되었지요! 새로운 라운지에서 첫 식사를 다 같이 즐기며 모두 모두 앞으로의 행복하고 힘찬 Working Life를 빌며 Housewarming Party를 성공리에 끝마칠 수 있었습니다.

안녕하세요 여러분? 한국마즈 Nina입니다.

얼마 전 한국마즈가 약 20년 동안 정든 사무실을 떠나 가까운 곳에 새로운 보금자리를 꾸렸습니다! 그 동안 동고동락하며 여러 추억이 쌓인 사무실이어서 새로운 출발을 위해서는 신중하게 결정하고 만반의 준비를 한다면 좋았을 테지만, 외부적인 요인으로 급하게 결정되어 이사 준비를 서둘러야 했지요!

보통 회사라면 이사를 담당하는 총무팀이 모든 것을 결정하고 진행했겠지만 마즈는 그렇지 않았죠. 이사를 준비하는 과정에서도 마즈의 5원칙을 기반으로 모든 구성원들과 프로젝트 팀이 활발하게 소통하며 진행했습니다.

 
이사가 결정된 후, 한국마즈에는 Office Moving Project Team이 결성되었습니다. 이들을 중심으로 구성원들이 바라는 근무 환경 구축의 일환으로 최대한 많은 어소시에잇들의 의견들이 새로운 사무실에 반영될 수 있도록 노력하였지요. 이사와 관련된 사항들을 한 사람 혹은 한 팀이 독단적으로 결정하는 것이 아니라 5원칙의 ‘Mutuality’을 기반으로 기업의 구성원들과 소통한 것입니다.

새 사무실 투어를 진행하고 있는 어소시에잇들.

모든 어소시에잇들이 모든 회의에 매번 참석할 수 없었기에, Mars Office Moving Project Team이 P&O(People& Organization) 부서를 중심으로 정기적인 모임을 가지며 이사에 대한 구체적인 사항들을 체계화하고 실행시켜나갔습니다. 각 Function마다 필요한 사항이 다르고 생각이 달랐기 때문에 이 부분을 미팅에서 맞춰나가며 우리의 일하는 방식에 필요한 환경을 개념으로 구현하는 일부터 시작해나갔습니다.

프로젝트 팀은 각 부서의 대표자 한 분씩 해당되는 Functional Team과 자원하는 Voluntary Team으로 구성되었지요. 뚜렷한 R&R을 가지고 팀원들의 의견을 취합하고, 전달하고, 필요한 결정들을 내리며, 또한 이사를 위해 일손을 보태고 적극적인 의견을 내며 도움을 주셨습니다. 마즈의 5원칙의 ‘Responsibility’을 바탕으로, 프로젝트 팀 모두 본업에 밀려 자칫 소홀해질 수도 있는 이사관련 업무들이 원활히 진행될 수 있도록 아낌없이 참여하고 서로가 책임진 일을 완수할 수 있도록 부족하고 힘든 부분을 채워나가며 노력하였습니다.

의자는 만장일치로 제일 비싼 거를 고르셨습니다.

이사를 하는 데 1번 고려 사항은 영업활동을 하는 영업사원들의 편의성과 사무직원들의 출퇴근 소요시간이었습니다. 지하철과 간선도로 접근성을 최우선으로 반영한 건물을 고르고, 이어서 그 동안 어소시에잇들이 사무실에 갖고 있던 불편함을 개선한 인테리어 도면을 만들어 나갔습니다. 필요한 벽지와 바닥재들도 공개적으로 의견을 받았습니다. 가구도 단순히 인테리어업체에서 추천하는 제품들을 독단적으로 결정하기보다는 우리가 필요로 하고 우리의 요건에 충족하는 제품을 고르기 위해 프로젝트 팀이 퍼시스 쇼룸을 방문하여 직접 만져보고 앉아보며 신중하고 꼼꼼하게 골랐습니다.

사원증 디자인을 위한 투표가 진행되었습니다.

프로젝트 팀은 자신들이 속한 부서의 의견을 전달하는 것에서 멈추지 않고 사무실 입구에 포스터를 붙이며 이사와 관련된 프로젝트 사안에 대해 어소시에잇들의 직접 참여도 적극적으로 끌어냈습니다. 리뉴얼 되는 사원증을 어소시에잇로부터 취합한 의견을 바탕으로 새롭게 디자인하고 사원증으로만 출입하던 단일 출입 방식에서 지문이 추가되는 새로운 시큐리티 출입 방식도 논의하였습니다. 추가되는 회의실의 새 이름을 다 같이 짓기도 하고 사무실에 들어가는 각종 의자, 책상, 캐비닛 등 가구를 비롯한 다양한 옵션들을 투표를 통해 결정하였습니다. 또한 매주 꾸준히 이사에 대한 뉴스레터를 발간하며 어소시에잇들이 프로젝트 소식을 자주 접할 수 있도록 하고 자신들의 목소리를 낼 수 있도록 하였습니다.

새로 바뀌는 근무 환경이 업무의 능률을 더욱 극대화할 수 있도록 새로운 변화도 시도하였습니다. 소통을 강조하는 문화 속에서 가끔은 혼자서 집중할 업무가 있을 때 방해 받지 않을 수 있는 ‘Focus Area’라는 컨셉의 새로운 공간을 구현하였고, 부족한 미팅 룸의 개수를 늘리고 해외와 잦은 커뮤니케이션으로 오랫동안 좁은 TC룸에 있어야 하는 분들을 위해 좀더 쾌적할 수 있는 TC공간을 새롭게 디자인했습니다.

각자 체형에 맞게 맞춤조정이 가능한 의자입니다!

또한, 앉아 있는 시간이 길어질수록 허리와 관절 건강에 안 좋다는 사실도 알고 계시나요? Health & Wellbeing이라는 글로벌 마즈의 캠페인에 부합하는 건강한 근무환경 조성을 위해 앉아만 있는 어소시에잇들이 서서 일할 수 있는 Standing Table도 마련하였습니다. 새로운 의자는 인체공학적인 제품을 선택하여 장시간 근무에도 덜 피로할 수 있도록 하였고 적절한 사용법을 위한 교육을 진행하기도 하였지요. 이처럼 일의 능률뿐만 아니라 어소시에잇의 건강도 챙길 수 있는 방법을 연구하고 이를 새 사무실에 반영하였습니다.

바쁜 출근시간으로 인해 식사를 거르는 어소시에잇들을 위해 Fruit Day에 이어 Toast Day도 추가하여 어소시에잇들이 회사의 카페테리아에서 간단하게 아침을 해결할 수 있도록 하였습니다. 출근하면 자신의 책상에서 하루를 시작했던 평소와 달리 라운지에서 함께 토스트를 구우며 스몰토크도 나누고 부서 막론하고 어소시에잇이 서로 커뮤니케이션할 수 있는 기회가 늘었지요.

새로 바뀐 라운지, 모두 모두 너무 좋아해주셨지요.

이런 공간들은 5원칙의 ‘Efficiency’에 부합하도록 다양한 용도로 변용 가능하게 디자인하였습니다. 라운지 쪽에 위치한 스니커즈 미팅 룸은 한 쪽 벽면을 오픈하면 라운지와 합쳐져 Town Hall Meeting이 가능한 공간으로 확장되어 넓은 공간에서 쾌적한 회의가 가능했고, 창가의 Standing Table도 멋진 뷰를 지니고 있어 단순히 업무용에 국한되지 않고 잠시 기분을 환기하고 싶을 때는 휴식공간으로 사용될 수 있었지요. 라운지는 먹기만 하는 곳이 아니라 많은 사람들의 동선이 교차하는 공간으로 소통하고 커뮤니케이션을 독려할 수 있는 공간으로 거듭날 수 있도록 디자인하였습니다.

퍼시스 담당자님께서 직접 방문하여 의자 사용법에 대해 설명해주셨습니다.

업무환경의 변화뿐만 아니라 이사 오면서 바뀌는 사항들의 효과적인 Way of working에 대해서도 논의하였죠. 거의 2배로 늘어난 회의실의 효과적인 예약 방법을 메일과 월례회의를 통해 공지하고 서로 정한 약속 반드시 지킬 수 있도록 지속적인 캠페인을 진행했습니다. 그 외에도 라운지 사용법, 공용공간 에티켓을 비롯한 사무실을 앞으로도 계속 청결하고 쾌적하게 사용할 수 있도록 새로운 규칙들을 지속적으로 꾸준히 알리고 홍보하는 시간을 가졌습니다.

이번 이사 프로젝트는 새로운 근무 공간이 어소시에잇들의 능률을 증진시키고 그들의 건강한 Working Life 유지에 도움을 주는 환경이 될 수 있도록 정성을 쏟았던 프로젝트였습니다. 정성을 쏟은 만큼 어소시에잇들이 추구하던 Quality도 충족되었고 비용을 적절히 투자하면서 효과적으로 절감하여 5원칙의 Freedom도 달성할 수 있었습니다.

이사 후, 여전히 정기적인 Office Moving Meeting을 통해 Follow up되어야 하는 부분들을 주기적으로 체크하고 부족한 부분들을 채워나가고 있습니다. 앞으로 채워나가는 부분들을 통해 더 완벽한 사무실이 될 수 있도록 더욱 노력할 것입니다.

다음 기사는 이사 간 첫날 이루어진 Mars Korea Housewarming Party 소식으로 찾아오겠습니다!